Διαχείριση χρόνου στις εκδηλώσεις: Πώς διατηρείται το πρόγραμμα στην ώρα του

Στις περισσότερες εκδηλώσεις, το πρόβλημα της διατήρησης του ωραρίου ξεκινάει από την αρχή. Η έναρξη αργεί δέκα λεπτά, ένας ομιλητής με δεκαπέντε λεπτά μιλάει είκοσι πέντε, ένα διάλειμμα ξεχειλώνει. Τίποτα σοβαρό μόνο του, αλλά στο τέλος της ημέρας το πρόγραμμα έχει βγει μία ώρα εκτός και οι τελευταίες ομιλίες γίνονται σε αίθουσα που αδειάζει. Ο χρόνος δεν χάνεται μονομιάς. Τελειώνει σιγά-σιγά, από τα ίδια σημεία:

• Καθυστερημένη προσέλευση και έναρξη
• Ομιλητές που παρασύρονται πέρα από τον χρόνο τους
• Διαλείμματα που ξεχειλώνουν
• “Νεκρός” χρόνος στις αλλαγές των παρουσιάσεων
• Ερωτήσεις κοινού που δεν τελειώνουν

       

Διαχείριση χρόνου στις εκδηλώσεις: Τι κρατάει το πρόγραμμα στη θέση του;

 

• Ρεαλιστικό πρόγραμμα από την αρχή. Οι περισσότερες υπερβάσεις δεν οφείλονται σε κακό συντονισμό, αλλά σε πρόγραμμα ασφυκτικό πριν καν ξεκινήσει. Όταν δώδεκα ομιλίες χωράνε με το ζόρι, φτάνει μία να παρατραβήξει για να πέσουν οι υπόλοιπες σαν ντόμινο.
• Χρόνος ανάμεσα στις ενότητες. Πέντε λεπτά που στο χαρτί μοιάζουν χαμένα, στην πράξη απορροφούν τις καθυστερήσεις πριν μαζευτούν.
• Κάποιος υπεύθυνος για την ώρα. Ένα συγκεκριμένο άτομο που κρατά το χρονοδιάγραμμα και ειδοποιεί διακριτικά τον ομιλητή στο όριό του. Όταν την ευθύνη την έχουν όλοι, δεν την έχει κανείς.
• Ενημερωμένοι ομιλητές. Οι περισσότεροι τηρούν τον χρόνο όταν τον ξέρουν από πριν. Τα προβλήματα βγαίνουν όταν τον μαθαίνουν πάνω στη σκηνή.
• Δοκιμασμένος εξοπλισμός. Η αλλαγή από τη μία παρουσίαση στην άλλη δεν πρέπει να γίνεται νεκρός χρόνος με έναν προτζέκτορα που δεν συνδέεται.

  Επικοινωνήστε μαζί μας για να συζητήσουμε και να οργανώσουμε μαζί το πρόγραμμα της εκδήλωσής σας.