Πόσο κοστίζει πραγματικά μια εκδήλωση; Τα έξοδα που ξεχνούν όλοι στον προϋπολογισμό.

Στον προϋπολογισμό μιας εκδήλωσης, τα πιο «μεγάλα» νούμερα είναι εύκολο να υπολογιστούν: χώρος, φαγητό, τεχνική εγκατάσταση. Αυτά τα υπολογίζουν όλοι. Το πρόβλημα όμως συνήθως δεν είναι αυτά, είναι τα μικρά, «αόρατα» έξοδα που δεν μπαίνουν στο αρχικό πλάνο και εμφανίζονται ένα-ένα, μέχρι να τινάξουν το budget κατά 20-30%. Εκείνα που συνήθως δεν υπολογίζονται αλλά αποτελούν σημαντικό έξοδο είναι:  

• Τα κρυφά έξοδα του χώρου. Η τιμή ενοικίασης σπάνια είναι η τελική. Από πάνω προστίθενται η καθαριότητα, η παροχή ρεύματος, η ασφάλιση και η χρέωση για στήσιμο ή ξεστήσιμο εκτός ωραρίου. Αξίζει να ξεκαθαρίζεται τι ακριβώς περιλαμβάνει η τιμή πριν κλειστεί ο χώρος.
• Το στήσιμο και το ξεστήσιμο. Ο τεχνικός εγκατάστασης δεν πληρώνεται μόνο για τις τρεις ώρες του event, πληρώνεται και για τις ώρες που στήνει από το πρωί. Το ίδιο ισχύει για όλα τα συνεργεία. Ο πραγματικός χρόνος είναι σχεδόν πάντα διπλάσιος από τη διάρκεια της εκδήλωσης.
• Το προσωπικό της ημέρας. Hostesses, security, βοηθοί και εδώ η χρέωση αφορά ώρες στησίματος, όχι μόνο τις ώρες του event. Καλό είναι να συνυπολογιστούν και οι υπερωρίες. Πνευματικά δικαιώματα μουσικής. Αν παίζει μουσική, υπάρχει νόμιμη χρέωση πνευματικών δικαιωμάτων. Συνήθως ανακαλύπτεται την τελευταία στιγμή.
• ΦΠΑ. Πολλές προσφορές έρχονται «καθαρές». Το +24% σε κάθε γραμμή αλλάζει τελείως την εικόνα, καλό είναι να υπολογίζεται από την αρχή, όχι στο τέλος. Το plan Β. Σε εκδήλωση που πραγματοποιείται σε εξωτερικό χώρο, ο απρόβλεπτος καιρός είναι ένα επιπλέον έξοδο: τέντα, εναλλακτικός χώρος ή έστω δυνατότητα αλλαγής ημερομηνίας.
• Και το πιο σημαντικό απ’ όλα: Το περιθώριο απρόβλεπτων εξόδων. Είναι σημαντικό να υπολογίζεται ένα 10-15% πάνω από το σύνολο, για όσα κανείς δεν προβλέπει. Δεν είναι σπατάλη,είναι το δίχτυ ασφαλείας που κρατά τον προϋπολογισμό όρθιο όταν κάτι πάει στραβά. Και πάντα κάτι πάει.

 

Η διαφορά ανάμεσα σε μια εκδήλωση που υπολογίστε σωστά και σε μία που ξέφυγε δεν είναι η τύχη. Είναι το αν όλα αυτά μπήκαν στο πλάνο από την πρώτη μέρα ή ανακαλύφθηκαν στην πορεία. Αυτή είναι η δουλειά της οργάνωσης: όχι λιγότερα έξοδα, αλλά καθαρή εικόνα από την αρχή για το πού πάνε τα χρήματα, χωρίς εκπλήξεις στο τέλος.

Επικοινωνήστε μαζί μας για να αναλάβουμε τον προϋπολογισμό της εκδήλωσής σας.