Επιλογή χώρου για εκδήλωση: 7 ερωτήσεις πριν την συμφωνία
Οι λεπτομέρειες που γλιτώνουν χρήματα και εκπλήξεις
Ο χώρος είναι συνήθως η πρώτη και η ακριβότερη δέσμευση μιας εκδήλωσης. Οι δυσάρεστες εκπλήξεις σπάνια κρύβονται στην τιμή, κρύβονται στα ψιλά γράμματα που δεν ρώτησε κανείς πριν υπογράψει. Επτά πράγματα που καλό είναι να ξεκαθαρίζονται από την αρχή:
- Τι περιλαμβάνει πραγματικά η τιμή; Καθαριότητα, ρεύμα, ασφάλιση, στήσιμο και ξεστήσιμο μπαίνουν πολλές φορές ξεχωριστά. Η τιμή που ακούγεται στην αρχή είναι η τελική;
- Πόσες ώρες πρόσβασης δίνει ο χώρος και πότε ξεκινά το στήσιμο; Ένα event τριών ωρών μπορεί να θέλει πρόσβαση από το πρωί. Αν χρεώνονται οι ώρες στησίματος ή υπάρχει αυστηρό ωράριο εκφόρτωσης, αλλάζει το κόστος και το πλάνο.
- Τι υπάρχει ήδη στον χώρο; Επαρκές ρεύμα, ίντερνετ, ήχος και φώτα; Ό,τι λείπει, ενοικιάζεται και μπαίνει στον προϋπολογισμό.
- Ποια είναι η πραγματική χωρητικότητα; Ένας χώρος για 200 όρθιους επισκέπτες δεν είναι το ίδιο και για καθιστούς επισκέπτες. Το νούμερο αλλάζει πολύ ανάλογα με τη διάταξη.
- Τι περιορισμούς έχει; Ώρα λήξης, όρια στην ένταση της μουσικής, υποχρεωτικό catering του χώρου ή corkage, τι επιτρέπεται στη διακόσμηση. Αυτά καθορίζουν τι μπορεί και τι δεν μπορεί να γίνει.
- Υπάρχει πλάνο Β για τον καιρό; Αν κάτι γίνεται σε εξωτερικό χώρο, χρειάζεται εναλλακτική: στεγασμένος χώρος ή τέντα. Χωρίς αυτό, ο καιρός γίνεται ρίσκο.
- Πώς είναι η προσβασιμότητα και τα logistics; Parking, απόσταση από ΜΜΜ, σημεία φόρτωσης, ασανσέρ, πρόσβαση ΑμεΑ, πρόσβαση για προμηθευτές. Σημεία που δεν φαίνονται στην ξενάγηση αλλά μετράνε την ημέρα της εκδήλωσης.
Ο χώρος δεν είναι μόνο μια τοποθεσία, είναι το πλαίσιο μέσα στο οποίο θα στηθούν όλα τα υπόλοιπα. Οι σωστές ερωτήσεις πριν την υπογραφή είναι ακριβώς η δουλειά της οργάνωσης: να βγαίνουν τα δύσκολα στην επιφάνεια όσο υπάρχει ακόμα περιθώριο να αλλάξουν.
Επικοινωνήστε μαζί μας για να συζητήσουμε και να βρούμε μαζί τον χώρο της εκδήλωσής σας.
